Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych jest Greensage sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Obrzeżna 7, 02-691 Warszawa, NIP 5252964562, REGON 525878710.

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz kontaktować się z nami e-mailowo pod adresem info@greensagecleaning.pl lub telefonicznie pod numerem +48 515 879 505.

Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych — obowiązki w tym zakresie realizuje bezpośrednio zarząd spółki.

Zbieramy wyłącznie te dane, które są potrzebne do umówienia i wykonania usługi sprzątania oraz do rozliczenia się z niej.

Podczas rezerwacji usługi prosimy o:

• imię i nazwisko
• numer telefonu
• adres e-mail (opcjonalnie — rezerwacja jest możliwa bez niego)
• adres wykonania usługi: ulica, numer budynku i lokalu, kod pocztowy, miasto
• informacje o lokalu potrzebne do wyceny: metraż, liczba pomieszczeń, wybrane usługi dodatkowe
• preferowany termin oraz sposób płatności
• uwagi, które sam zdecydujesz się nam przekazać (np. kod do domofonu, informacja o zwierzętach)

Klienci firmowi podają dodatkowo nazwę firmy, adres i NIP — są one niezbędne do wystawienia faktury VAT.

Przez formularz kontaktowy zbieramy imię, adres e-mail, numer telefonu, preferowany termin i treść wiadomości.

Nie zbieramy i nie prosimy o dane szczególnych kategorii (tzw. dane wrażliwe), takie jak informacje o zdrowiu, przekonaniach czy pochodzeniu.

Przy pierwszej rezerwacji zakładamy dla Ciebie konto klienta w naszym systemie. Dzięki temu Twoje kolejne zamówienia trafiają do jednej historii, a Ty możesz śledzić status wizyty za pomocą kodu śledzenia.

Konto tworzone jest na podstawie numeru telefonu i — jeśli go podałeś — adresu e-mail. Nie ustawiamy przy tym hasła i nie wysyłamy zaproszenia do logowania; konto służy wyłącznie do powiązania Twoich zamówień po naszej stronie.

Jeżeli nie chcesz, aby takie konto istniało, napisz do nas — usuniemy je wraz z historią, o ile nie stoi to w sprzeczności z obowiązkami podatkowymi opisanymi w punkcie o okresach przechowywania.

Przetwarzamy Twoje dane w następujących celach:

• Wykonanie usługi — realizacja zamówienia, kontakt w sprawie terminu, dojazd pod wskazany adres. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy).
• Rozliczenia i księgowość — wystawianie faktur, prowadzenie ksiąg rachunkowych. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).
• Obsługa reklamacji i ewentualnych roszczeń — rozpatrzenie zgłoszenia, obrona przed roszczeniami. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes).
• Kontakt zwrotny na zapytanie z formularza — odpowiedź na przesłane pytanie. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Informacje marketingowe — wyłącznie jeżeli wyrazisz na to odrębną zgodę. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili.

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie jesteśmy w stanie zrealizować usługi — nie umówimy wizyty bez adresu ani nie potwierdzimy terminu bez numeru telefonu.

• Dane zamówień i dane kontaktowe — przez czas trwania współpracy oraz 6 lat od zakończenia roku, w którym wykonaliśmy ostatnią usługę. Ten okres wynika z terminu przedawnienia roszczeń.
• Dokumenty księgowe i faktury — 5 lat od końca roku podatkowego, którego dotyczą. Ten okres narzuca ustawa o rachunkowości i Ordynacja podatkowa; nie możemy go skrócić na Twoje żądanie.
• Zapytania z formularza kontaktowego, które nie zakończyły się zamówieniem — 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.
• Wiadomości wymienione w panelu śledzenia wizyty — razem z danymi zamówienia, którego dotyczą.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody (marketing) — do momentu wycofania zgody.

Po upływie tych okresów dane są usuwane lub trwale anonimizowane.

Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych podmiotom trzecim. Korzystamy natomiast z dostawców technologii, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu na podstawie umów powierzenia:

• Supabase — baza danych i system kont, w której przechowywane są zamówienia i dane klientów. Dane naszego projektu znajdują się w regionie europejskim (Frankfurt, eu-central-1).
• Vercel — hosting serwisu i obsługa ruchu przychodzącego.
• Biuro rachunkowe — w zakresie dokumentów księgowych i faktur.
• Dostawcy poczty elektronicznej — w zakresie korespondencji z Tobą.

Twoje dane mogą zostać udostępnione naszym pracownikom wykonującym usługę — w zakresie niezbędnym do dojazdu i realizacji zlecenia, czyli imienia, adresu, terminu i zakresu prac.

Poza tym dane mogą zostać przekazane organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, jeżeli wystąpią o nie w przewidzianym trybie.

Dane zamówień i klientów przechowujemy w infrastrukturze zlokalizowanej w Unii Europejskiej.

W panelu administracyjnym korzystamy z usługi Google Vertex AI do odczytywania paragonów i faktur kosztowych, które sami wprowadzamy do systemu finansowego. Dotyczy to wyłącznie dokumentów kosztowych naszej firmy — nie przesyłamy tam danych naszych klientów.

Jeżeli w przyszłości pojawi się konieczność przekazania danych poza EOG, odbędzie się to wyłącznie na podstawie mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, a niniejsza polityka zostanie odpowiednio zaktualizowana.

W związku z przetwarzaniem danych przysługują Ci następujące uprawnienia:

• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii
• prawo do sprostowania danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne
• prawo do usunięcia danych, o ile nie stoi temu na przeszkodzie obowiązek prawny (np. przechowywanie faktur)
• prawo do ograniczenia przetwarzania
• prawo do przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie
• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania

Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, napisz na info@greensagecleaning.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca od otrzymania żądania.

Jeżeli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.

Kalkulator ceny widoczny w formularzu rezerwacji wylicza kwotę na podstawie podanego metrażu i wybranych usług. Jest to zwykłe działanie cennika, a nie profilowanie — wynik nie zależy od tego, kim jesteś.

Serwis działa w całości przez połączenie szyfrowane (HTTPS). Dostęp do panelu administracyjnego wymaga uwierzytelnienia, a uprawnienia w bazie danych są ograniczone regułami dostępu na poziomie wierszy.

Pracownicy mają wgląd wyłącznie w zlecenia, które zostały im przypisane, i tylko w zakresie potrzebnym do wykonania pracy.

Kod śledzenia wizyty jest losowym ciągiem znaków. Strony śledzenia są wyłączone z indeksowania przez wyszukiwarki, aby nie trafiały do wyników wyszukiwania.

Serwis korzysta wyłącznie z plików cookies niezbędnych do jego działania — służą one do utrzymania sesji zalogowanego administratora oraz pracownika. Nie stosujemy cookies analitycznych ani marketingowych i nie osadzamy pikseli śledzących.

Szczegóły opisaliśmy w osobnym dokumencie: Polityka cookies.

Możemy aktualizować niniejszą politykę, jeżeli zmienią się przepisy albo sposób, w jaki działa nasz serwis. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem, a data ostatniej zmiany widnieje na początku dokumentu.

O istotnych zmianach — takich jak nowy cel przetwarzania lub nowy odbiorca danych — poinformujemy klientów, z którymi pozostajemy w stałym kontakcie.